Nyhet

Bättre stöd för nya medarbetare från andra länder // Improved support for new employees from other countries

Foto Helena Birath

In English below

HR-avdelningen satsar nu på ett förbättrat stöd för internationellt rekryterade medarbetare. Det handlar både om information och om träffar och aktiviteter.

Hallå där, Helena Birath, HR-partner på HR-avdelningen, varför väljer Linnéuniversitetet att satsa på det här nu?

-Vi har länge sett att det finns ett behov av att göra mer för personer som kommer till Sverige och till Linnéuniversitetet, och nu har vi sedan en tid tillbaka fått öronmärkta medel för att kunna jobba med förbättringar.

Berätta lite om satsningen, vad innebär den konkret?

-Vi har förbättrat informationen på den engelska sidan under Working at Lnu. Där kan sökande som kommer från andra länder ta del av information om migrationsfrågor, skatt, socialförsäkring och annat man behöver veta innan man kommer till Sverige. Det finns även information man kan behöva när man är på plats, och information om regionen Kalmar/Växjö. Vi har också en gemensam mailadress dit man kan vända sig med frågor om flytt till Sverige och Linnéuniversitetet: relocation_AT_lnu.se

Sedan en tid tillbaka finns även nätverket ”Linnéuniversitetet relocation”. Syftet är att erbjuda ett nätverk och ett socialt forum för våra medarbetare som flyttar hit från andra länder. Men alla medarbetare som har ett intresse för lära känna nya människor  och dela med sig av erfarenheter om hur det är att leva och bo i Växjö och Kalmar är förstås välkomna. Här kommer vi att erbjuda olika typer av aktiviteter och seminarier och en del är även öppna för den anställdes partner.

All information om vad som är på gång hittar du i medarbetaregruppenRelocation Lnu - nätverk för anställda som flyttar in till Kalmar/Växjö. Gå gärna med i den gruppen!

Vad är det generellt sätt som kan ställa till problem vid flytt till Sverige för att jobba här?

-Det första är att processen hos Migrationsverket kan ta tid. Det kan även vara svårt att hitta en bostad. Här i Sverige månar vi mycket om våra personnummer och det är ett väldigt bra system när man väl har ett. Om du inte har ett, eller om det tar tid innan du får ett personnummer så är det svårt att öppna ett bankkonto eller försäkra ditt hem exempelvis. Vidare har inte myndigheterna kontakt sinsemellan, så det kräver mycket av medarbetaren själv. 

Om hela familjen följer med till Sverige är det också viktigt att alla kommer in i samhället. Om inte resten av familjen trivs så är risken att den anställde inte stannar.

Ungefär hur många nya medarbetare kommer till oss från andra länder på ett år?

-Under perioden 2015-2018 hade 85 av de 425 som anställdes en utländsk examen. Det är både personer från andra EU länder och från så kallat tredjeland.

Vad är vår styrka som arbetsgivare –  vad fungerar bra idag?

-Vi har en bra universitetsgemensam introduktion och regelbundna HR-informationsträffar. Båda erbjuds på svenska och engelska. Vi erbjuder också alla nya medarbetare som behöver undervisning i svenska. Det finns även många av våra medarbetare som engagerar sig i nya internationella medarbetare och hjälper dem med mycket praktiska saker.

Vad behöver vi förbättra?

-Vi behöver framförallt skapa ett forum som ger möjlighet till integration, både med  andra internationellt rekryterade medarbetare och med svenskar. Vi behöver även förbättra och utöka informationen, det kan handla om allt från Sverige som samhälle, till hur man kan söka och erhålla forskningsmedel.

Mycket kan förbättras genom samverkan internt på Linnéuniversitetet, mellan olika avdelningar. Vi försöker även samverka med kommunerna i Växjö och Kalmar. Det finns fler arbetsgivare med internationella medarbetare i regionen och i vissa frågor kan vi hjälpas åt.

Vi kan förbättra kontakten med andra myndigheter såsom Migrationsverket och Skatteverket. Kontakten har förbättrats den senaste tiden men det skulle kunna bli ännu smidigare.

Vems ansvar är det att det fungerar, vad gör ni från HR-avdelningen och vad hanteras i verksamheten?

-Jag skulle säga att det är ett samarbete mellan medarbetaren, HR-avdelningen och institutionen/avdelningen/kansliet som anställer. Medarbetaren måste vara aktiv i att kolla upp vad som gäller inför flytten till Sverige, HR-avdelningen ska kunna svara på frågor och hänvisa personen till rätt instans/myndighet. Tillsammans med Sektionen Högskolepedagogik ansvarar vi för strukturen av introduktionsprocessen, men den arbetsplatsnära introduktionen ansvarar respektive institution/avdelning/kansli för.

Sedan är förstås kollegor och medarbetare som dagligen arbetar nära  mycket viktiga som stöd. Det är viktigt att lägga tid och engagemang på de personer som kommer. Att bry sig om, fråga eller erbjuda sig att hjälpa till med något betyder mycket. 

____________________________________________________________

Improved support for new employees from
other countries

The HR office is now investing in a new and improved support for internationally recruited employees. This incudes information as well as meetings and activities.

Hey Helena Birath, HR Partner at the HR office, how come Linnaeus University is choosing to do this now?

“We have long been seeing a need to do more for people who are just arriving in Sweden and at Linnaeus University, and for some time now, we have been receiving earmarked funds to work with these improvements.”

Tell us more about the investment, what concrete changes will we see?

“We have improved the information provided on the English site under Working at Lnu. Applicants from other countries can find information about migration matters, taxes, social insurance and other things you need to know before arriving in Sweden. There is also information that may be useful once you are here, and information about the Kalmar/Växjö region.  

We also have a common email address for questions relating to moving to Sweden and to Linnaeus University: relocation_AT_lnu.se

For some time, we have also had the network ‘Linnéuniversitetet relocation’. The aim is to provide a network and a social forum for employees who move here from other countries. But any employee with an interest in getting to know new people and sharing experiences of living and working in Växjö and Kalmar is welcome to join the network, of course. We will use this platform to offer different types of activities and seminars, and one part is also open to the employee’s partners. All information regarding current events is available in the employee group ‘Relocation Lnu – nätverk för anställda som flyttar in till Kalmar/Växjö’. So please join the group!”

What are some typical problems that can arise when you move to Sweden for work?

“The first thing is that the Migration Agency process can take some time. It can also be difficult to find somewhere to live. In Sweden, we are very particular about having a personal identity number, and this is a good system once you have one. If you don’t have a personal identity number, or if it takes time before you get it, it is difficult to open a bank account or get home insurance, for example. Also, the different government agencies are not interconnected, so you need to do a lot of work yourself. 

If your family is accompanying you to Sweden, it is also important for all of them to become part of society. If the rest of the family can’t make themselves at home, chances are that the employee eventually leaves.”

Approximately how many of our new employees come from other countries in a year?

“Between 2015 and 2018, 85 out of 425 new employees had a foreign degree. These includes employees from other EU countries and from third countries.”

What is our greatest strength as an employer – what is working well?

“We have a good university-wide introduction and regular HR information meetings. Both are offered in Swedish and in English. We also offer Swedish classes to all new employees who need them. Many of our employees take new international colleagues under their wing and help them with several of the practical matters.

Where do we need to improve?

“Above all, we need to create a forum that promotes integration, both with other internationally recruited employees and with Swedes. We will also need to improve and increase the information we provide on all kind of things, from Sweden and society to how to apply for and receive research funding.

Many improvements can be made through internal collaboration between different departments at Linnaeus University. We also try to collaborate with the municipalities of Växjö and Kalmar. The region is home to several employers with international staff, and we can collaborate on certain issues.

We can improve the contact with other government agencies, such as the Migration Agency and the Tax Agency. The contacts have been improved lately, but they could be even better.

Whose responsibility is it to make sure everything is working; what do you do at the HR office, and what does the office do?

“I would say it is a collaboration between the employee, the HR office and the department/unit/office that is hiring. The employee needs to actively research what do to before moving to Sweden, while the HR office is there to answer questions and refer the person to the correct authority/agency. Together with the Higher Education Development Section, we are responsible for the structure of the introduction process, while each department/unit/office is responsible for the workplace introduction.

And colleagues and employees working closely on a day-to-day basis of course provide important support. It is important to devote time and commitment to new arrivals. Having someone care, ask or offer help means a lot.” 

Kommentera (0)