Nyhet

Retendo: Gemensamt tjänsteplaneringssystem igång // Common service planning system up and running

In English below

Systemet för tjänsteplanering, Retendo, är nu implementerat, prefekter/planerare har utbildats och därmed är systemet klart att användas fullt ut. Flera institutioner tjänsteplanerar redan i systemet och fler kommer att börja under 2019. Här är en lägesrapport.

Linnéuniversitetet har satsat på ett gemensamt system för tjänsteplanering för att få ett  bra stöd i arbetet med att planera och följa upp lärares arbetstid. Denna planering har tidigare skett främst i olika individuella lösningar.

– Med detta webbaserade system kan vi hämta uppgifter om lärare och deras frånvaro/semester från Primula och uppgifter om alla kurser från Ladok. Det gör att vi sparar manuellt arbete för prefekten/planeraren samt minskar risken för fel i planeringen. Dessutom ökar transparensen och tillgängligheten för den enskilde, säger Katarina Zambrell som har varit projektledare under införandet.

I princip alla prefekter och/eller planerare har fått utbildning och utbildningstillfällen för nya planerare kommer att erbjudas vid behov. Flera institutioner använder redan systemet och fler kommer att börja planera med hjälp av Retendo under 2019. Ambitionen är att alla institutioner ska börja använda systemet under kommande år.

För att Retendo ska kunna användas på ett likartat sätt på alla fakulteter har fakultetsekonomer och ekonomiavdelningen utvecklat en gemensam lathund som stöd för hur systemet ska användas.

Det är även viktigt att samtliga institutioner gör sitt planeringsarbete vid ungefär samma tid varje termin/år för att nå bästa resultat, särskilt avseende in/utlåning av lärare. Därför kommer en tidsplan i samklang med Ladoks kursplanering att tas fram.

– Retendo är ett system som kan utvecklas och anpassas efter våra behov men redan nu kommer det, utöver dess fördelar för lärare och planerare, vara ett bra stöd för fakulteternas uppföljning av t ex avsatt tid för centrala uppdrag, programansvar eller spara manuellt arbete när det gäller lönekonteringar och interndebitering, säger Katarina Zambrell.

Från årsskiftet blev HR-avdelningen systemägare men projektgruppen med representanter för fakulteterna och berörda förvaltningar kommer fortsätta utveckla och driva Retendo under tiden som den nya organisationen med HR som systemägare tar form.

Mer information

Medarbetare finns en sida om tjänsteplanering med mer information, manualer m.m. Om du som lärare har frågor om tjänsteplaneringen 2019 vänder du dig till din prefekt eller planerare eller motsvarande. Du som är planerare är välkommen med dina frågor till retendo_AT_lnu.se. Generella frågor om införandet av gemensamt tjänsteplaneringssystem är du välkommen att ställa till Katarina Zambrell, projektledare under införandet. 

-------------------------------------------------------------------------

Retendo – Common service planning system up and running

Retendo, the system for service planning, has now been implemented and heads of department/planners have received training in the system. Thus, the system is fully ready to be used. Several departments already use the system for their service planning and more will start doing so in 2019.

Linnaeus University has invested in a common system for service planning to get a good support in the work with planning and follow-up of teachers’ working hours. Up until recently, this planning has primarily been carried out with the help of a number of different individual solutions.

“With this web-based system, we can now collect information about teachers and their absence/vacation from Primula and information on all courses from Ladok. This saves a lot of manual work for the head of department/planner and reduces the risk of errors in the planning process. Moreover, it increases transparency and accessibility for the individual”, says Katarina Zambrell, who has been project manager for the implementation.

More or less all heads of department/planners have received training, and additional training sessions will be offered for new planners when needed. Several departments already use Retendo and more will start using the system for their planning in 2019. The ambition is that all departments should start using the system during the upcoming year.

In order for Retendo to be used in a similar way at all faculties, financial managers at the faculties and the finance office have developed a common cheat sheet as support for how the system should be used (only in Swedish).

It is also important that all departments do their planning work at roughly the same time each semester/year in order to achieve the best result, in particular concerning lending/borrowing teachers. As a result, a timetable that is in line with the course planning in Ladok will be established.

“Retendo is a system that can be developed and adapted to our needs but already at this point it will, in addition to its benefits for teachers and planners, be a good support in the faculties’ follow-up work of, for instance, allocated time for central commissions, programme responsibility, and save manual work concerning payroll accounting and internal invoicing”, explains Katarina Zambrell.

As from the turn of the year, the office of human resources is system owner but the project group with representatives from the faculties and concerned administrations will continue to develop and manage Retendo during the period when the new organisation with HR as system owner takes form.

More information

There is a page on Staff with more information about service planning, manuals, etc. (only in Swedish). Teachers who have questions concerning service planning 2019 can contact their head of department, planner, or the equivalent. As a planner, if you have any questions, you are welcome to contact retendo_AT_lnu.se. General questions concerning the implementation of a common service planning system can be directed to Katarina Zambrell, project manager for the implementation.

Kommentera (0)