News

Handla rätt och spar pengar // Make correct purchases and save money

Foto Jenny Stensson

In English below.

Att öka kostnadsmedvetenhet inom organisationen är ett prioriterat arbete under de kommande åren och med bättre kontroll på inköpsprocessen kan vi sänka kostnaderna.

En viktig del i detta är att alla medarbetare känner till Linnéuniversitetets rutiner vid inköp av varor och tjänster.

– Generellt sett är vi bra på att följa avtalen, men vi kan alltid bli bättre. Ska man köpa in något är det viktigt att kolla upp om vi har avtal med någon leverantör, och saknas det kan en upphandling behöva göras, berättar Jenny Stensson, ekonom.

Förbättrad information vägleder

För att underlätta har ekonomiavdelningen förbättrat informationen på Medarbetare.

– På inköpssidan finns nu rutiner för inköp, information om ramavtal och vad som gäller vid upphandling. Det går förstås också bra att kontakta våra upphandlare som gärna hjälper till med att konkurrensutsätta inköp och säkerställa att inköp sker i enlighet med Lagen om offentlig upphandling (LOU), säger Jenny Stensson.

Gå in och titta på inköpssidan redan idag!

------------------------------------------------------------------------------------------

To increase cost awareness within the organisation is a priority during the upcoming years, and with better control of the purchase process we can lower our costs.

An important part in this work is that all members of staff are familiar with Linnaeus University’s routines for purchase of goods and services.

“In general, we are good at following the agreements, but we can always become even better. If you are to purchase something, it is important that you check whether we have an agreement with a supplier, and in case we do not have an agreement it may be necessary to carry out a procurement”, says Jenny Stensson, financial manager.

Improved information provides guidance
In order to make things easier, the finance office has improved the information on Staff.

“On our purchase page (at the moment only in Swedish) there are now routines for purchases, information about framework agreements and information on what regulations apply for procurement. You are of course also welcome to contact our procurement officers who are happy to help you expose purchases to competition and make sure that purchases are done in accordance with the Public Procurement Act (LOU)”, says Jenny Stensson.

Have a look at the purchase page.

English page with contact details for procurement officers.

 

Comment (2)

  1. Att öka kostnadsmedvetenhet genom bättre kontroll på inköpsprocessen är en bra start. Det vore önskvärt om man även la lika mycket fokus på rutinerna för "avslutningsprocessen" dvs. när tingen ska "rensas ut".

    Vi har hållbarhetsmål där man framhäver mer fokus på återbruk men när det sedan uppdagas att möblemang etc. som finns i befinliga lokaler i Kalmar tydligen "säljs för en billig peng" till ett återbruksföretag under flyttkarusellen till universitetskajen istället för att t ex höj- och sänkbara bord kommer till nytta på Campus Växjö, då blir man både ledsen och bekymrad hur detta resursslöseri kan få gå till.  

    Det vore kanske en god idé att inrätta en intern beg. marknad på Medarbetaren, där institutioner och övriga avdelningar la ut information om vad som är på väg att "rensas ut". Det kan finnas andra institutioner/avdelningar som är intresserade att återbruka tingen innan de går till slutlig destruktion. Jag har sett detta mönster upprepas vid flera olika tillfällen. Den ena institutionen rensar ut möbler, material eller teknik som en annan institution i efterhand (när info. slipprat ut) säger sig velat ta hand om, men då är det redan för sent. (Och det handlar inte om möbler/material/teknik som är så pass dåliga att de rimligen borde skrotas, utan snarare brist på lämplig lagringsplats hos instutionen eller hos LOS.)  

  2. Lokal- och serviceavdelningen äger och hanterar huvuddelen av Linnéuniversitetets möbler och inredning. Vi har en väl utvecklad process för internt ”återbruk”. Vi reparerar, renoverar och placerar om sådant som är användbart. Flytten till universitetskajen är dock så extraordinär i omfattning att det krävs en annan hantering.

    När det gäller flytten i Kalmar är det en komplicerad process att få ihop. Att koordinera leveranser av nya möbler och utrustning med flytt av befintliga är ett omfattande arbet. Detta ska i sin tur synkas med att göra en rimlig bedömning när det gäller vad som ska flyttas med till universitetskajen eller för fortsatt användning någon annan stans. Att flytta med och placera om är inte gratis, det kostar att administrera, hantera och transportera. Någonstans måste vi dra en gräns och man kan naturligtvis ha olika uppfattning om var den ska dras.

    Vi har haft en hög ambitionsnivå och lagt ner mycket arbete för att hitta en rimlig balans mellan ambitionerna att erbjuda en attraktiv miljö i de nya lokalerna, att hålla nere kostnader och miljöhänsyn. Detta är en svår avvägning och det finns inget facit för vad som är rätt eller fel. Jag kan konstatera att vi får kritik, inte bara för att vi är slösaktiga och gör oss av med användbara saker, utan också för att vi är för snåla och flyttar med ”gamla möbler”. Det kan mycket väl finnas fog för bägge synpunkterna, särskilt om man ser till enskilda detaljer men sett till helheten så tror jag de avvägningar vi har gjort är rimliga.