Nyhet

Hallå där, Maria Ekstrand och Kent Karlsson / Hi there, Maria Ekstrand and Kent Karlsson

(English version below)

Inflyttning för första etappen till Universitetskajen närmar sig. Vi tog pulsen på Maria Ekstrand och Kent Karlsson som jobbar med in- och utflyttning för Universitetskajen.

Hallå där Maria och Kent, kan ni beskriva lite mer konkret vad ni gör?  

Maria: – Utflyttning är mitt område. Jobbar väldigt mycket utredningar av olika slag. För etapp 1B är det mer återställning, eftersom det är annan verksamhet som ska ta över våra lokaler, till exempel Brofästet. För etapp 1A försöker jag samordna med hantverkare så gott det går, eftersom labbet ska rivas. Att skapa en detaljerad tidplan för flytt är också Kents och min uppgift. Tanken är där att upplägget från etapp 1A ska vi kunna föra över till de andra etapperna. Sen gör jag allt från att placera ut brandsläckare till uppmärkning av inredning som ska med eller säljas.

Kent: – Maria ansvarar för utflyttning och jag för inflyttning. Den största pucken, som börjar närma sig nu, är personalflytt. Det är samordning med all personal, projektgrupp, alla leverantörer som ska in och ut. Hela flödet mellan alla dessa parter ska klaffa rätt. Besiktning och tider måste finnas klart för alla som berörs av det. Information och logistik kring personalflytt. Allt ska vara så skonsamt som möjligt för alla. Fördelningen av in och utflytt går ihop hela tiden, så Maria och jag samordnar kund, leverantörer och LNU. Det kommer vara rörigt och kaos, men det kommer vara organiserad kaos. Nytt för alla och mycket folk i omlopp. Vi vill förbereda alla på att det kommer vara lite rörigt ett tag, men vi ska nog ha koll på läget. 

Vad är aktuellt för inflyttning vår/höst 2018?

Kent: – Det mest aktuella är att få ihop logistiken. Det är tajt med tider och många olika hållpunkter. Husen kommer till stor del vara färdiga men det kommer vara trångt och svårt att ta sig in ändå. All sorters trafik ska hända på kort tid, logistik med att komma in och komma ut. Det kommer att vara rörigt, men ska försöka göra det så pass bra för alla parter som möjligt.

Vad är aktuell för utflyttning vår/höst 2018?

Maria: – Brofästet är nog det största, som ligger närmst i tiden. Det är stora lokaler som ska tömmas. Norrgård har också en massa labb som ska återställas, där vi nu börjar att inventera. LoS märker upp alla hus som ska tömmas 2018. 

Hur många är vi som flyttar i etapp ett?

Kent: – Etapp 1A är det 120 tjänsterum som ska flyttas på två dagar. Det är KSL och Kocken och dessa datum är 23-24 augusti. Och för de som inte vet om det så har vi ju tillfälliga lokaler för ett par enstaka avdelningar. Till exempel FHL kansli. 

Maria: – Etapp 1B består ungefär av 70% av alla lokaler vi har i Universitetskajen. Vilket blir en utmaning för oss. Här finns det också en del dubbelflyttar. 

Hur ser ni på Kajen?

Kent: – En nystart som heter duga. Ett samlat område. Vi kan samverka mer. Studenter kan enklare göra grupparbeten. Personal behöver nätverka bättre än vad vi gör idag, vilket vi får möjlighet till här. Och för hela kommunen är det ett stort lyft.

Maria: – Stort projekt för Kalmar som stad, som kommer att göra mycket. Hela centrum blir per automatik större.

Vilka tar över våra befintliga lokaler idag?

Maria: – Brofästet kommer bli skola, upp till klass 9 och förskola. Rostad och Drama tar södra skolan över. Alla de andra lokalerna är inte klara än.

Vilka blir de största utmaningarna vid in- och utflyttning? 

Kent: – Logistiken absolut. Hade det bara varit flyttkartonger hade det varit jättelätt. Men vi har mer än så. Det väger mycket. Farligt gods från labb med mera. För att nämna ett exempel så är det från Kocken och KSL 150 lass med flyttbilar. 

Har ni några tips man kan tänka på redan nu? Vid flytt? Som personal?

Maria: – Rensa! Och att det kommer vara rörigt. 

Kent: – Ja. Det kommer att vara rörigt. Det kommer vara organiserat kaos. Börja titta på hyllor och vad ni har idag och sätt igång att rensa, sätt igång redan nu. Det är lätt att man fastnar, men sen plötsligt står vi där och då blir det jobbigt. Alla måste hjälpas åt. Vi ska förse alla med den informationen man behöver. Behöver man veta något nu, så är det bara att fråga någon i projektgruppen.

Har ni något övrigt ni vill lägga till? 

Kent: – Vi kommer ut till er och berättar mer. Både digital information men även fysiska möten när det närmar sig respektive etapp. Sen är utgångsläget att var och en tar hand om sina egna grejer. Det som inte är ditt tar vi hand om på ett eller annat sätt. Säkerhetstänk är också viktigt. När vi kommer ner till Universitetskajen så är det fortfarande en arbetsplats.

Tider som är bra ett veta om redan nu då, för etapp 1A?

Kent: – Tanken är att du kan packa den 23 augusti (KSL) och 24 augusti (Kocken A) och börja jobba på ditt nya kontor den 24 augusti.

Info finns här:

https://medarbetare.lnu.se/medarbetare/aktuella-projekt/Universitetskajen-ett-stadsintegreratuniversitetet-i-kalmar/infor-flytt/

----------------------------------------------------------------------------------------------

The moving in for the first stage of Universitetskajen is drawing near. We had a talk with Maria Ekstrand and Kent Karlsson who work with the moving in and moving out in connection to Universitetskajen.

Hi there, Maria and Kent! Can you describe a bit more concretely what it is that you do?
Maria:
“The moving out is my field. I work with a lot of different investigations. For stage 1B, there is a lot of restoring work, since our facilities, for instance Brofästet, will be taken over by other activities. For stage 1A, I try to coordinate with the workers as well as possible, because the lab will be demolished. Kent and I are also tasked with working out a detailed timetable for the move. The idea is that we should be able to reuse the plan for 1A for the subsequent stages. I’m also involved in everything from the placement of fire extinguishers to the labelling of furnishing that should either be brought along or sold”.

Kent:
“Maria is responsible for the moving out and I’m responsible for the moving in. The biggest challenge is the staff move, which is drawing closer. It requires a lot of coordination with staff, the project group and all suppliers that will be moving in and out. It is important that the entire flow between all these parties runs as smoothly as possible. Inspection and timetable must be available to all affected parties, as well as information on logistics for the staff move. The moving out and the moving in process are intertwined, which means that Maria and I coordinate customer, supplier and the university together. There will undoubtedly be some mess and chaos, but it will be organised chaos. Everything will be entirely new for everyone and there will be a lot of people going about. We want to make sure that everyone is prepared that it will be a bit confusing for a while, but I feel confident that we will sort things out well”.

What is on the agenda for the moving in during spring/autumn 2018?
Kent:
“The most immediate thing is to make sure that the logistics work. We have a tight timetable with many set dates. The buildings will, in all essentials, be completed but it will be crowded and challenging to get in and out anyway. All sorts of traffic will take place during a short period of time; logistics to get in and to get out. It will be tumultuous, but we will do our best to make sure that everything runs as smoothly as possible for all parties”.

What is on the agenda for the moving out during spring/autumn 2018?
Maria:
“Brofästet is probably the most major thing, which is also nearest in time. Big facilities are to be emptied. Norrgård also has a large number of labs that should be restored, where we have now started doing the inventory. LOS is labelling all buildings that will be emptied in 2018”.

How many people will move in stage 1?
Kent:
“Stage 1A includes the move of 120 offices in two days. This affects KSL and Kocken and the dates are August 23–24. And, for those who do not know, we will also have access to temporary facilities for a number of departments/offices, for instance for the administration at FHL”.

Maria:
“Stage 1B is made up of roughly 70% of all facilities we have at Universitetskajen. This will be a challenge of course. There are also some moves that overlap”.

What are your thoughts on Universitetskajen?
Kent:
“A fresh start of immense proportions. One gathered location. We can collaborate more. It will be easier for students to carry out group assignments. Members of staff need to network better than today, which will be made possible by the move. It will be a big boost for the entire municipality”.

Maria:
“A big project for Kalmar as a city. A project that will have big impact. The entire city centre will automatically become bigger”.

What activities will take over our existing facilities?
Maria: Brofästet will be turned into a school, from preschool to upper secondary school. Rostad and Drama will be taken over by Södraskolan. For the other facilities the takeover has not yet been decided”.

What will be the biggest challenges in connection to the moving out and the moving in?
Kent:
“Definitely logistics. If we were just talking about moving boxes it would have been a piece of cake. But there is so much more. Some stuff is really heavy, and there is also hazardous goods from labs and so on. Just from Kocken and KSL we are talking about 150 removal van loads”.

Do you have any tips that would be good to keep in mind at this stage? In connection to the move? As a member of staff?
Maria:
“Clean up! And keep in mind that things will be a bit messy”.

Kent:
“Yes, it will be a bit messy. There will be organised chaos. Start going through your shelves and what you have today and see what can be cleaned out, and start doing that today. It’s easy to get stuck but then all of a sudden it’s time to move and it becomes stressful. Everyone must try to do their part. We work to make sure that everyone has the information they need. If anything is unclear and you have any questions, don’t hesitate to ask one of the members of the project group”.

More information here:
https://medarbetare.lnu.se/en/medarbetare/current-projects/the-city-integrated-university/before-the-move/?l=en

Do you have anything that you would like to add?
Kent:
“We will come out and visit you and tell you more. We will provide more information and offer physical meetings when each respective stage is nearing. The starting point is that each and every one takes responsibility for their own things. Things that are not personal will be taken care of in one way or another. It’s also important that we have security in mind. When we move in to Universitetskajen it will still be a construction site”.

What dates should members of staff keep in mind for stage 1A?
Kent:
“The idea is that people should start packing their things August 23 (KSL) and August 24 (Kocken A) and then start working at their new office on August 24”.

Kommentera (0)